แจกลิสต์ Work from home เทคนิคทำงานที่บ้านอย่างมืออาชีพ
หลายบริษัทได้เริ่มทำงานแบบ Work from home แล้ว หลังจากเกิดการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด – 19 อย่างไรก็ตามวิธีทำงานแบบนี้ นอกจากจะต้องอาศัยเทคโนโลยีต่าง ๆ ในการสื่อสารแล้ว ยังต้องมีเทคนิคในการวางแผนการทำงานอีกด้วย เพื่อให้ได้งานอย่าง Productive ไม่หลุดโฟกัสในสิ่งที่ต้องทำ และนาย Thomas คนนี้จะมาแจกลิสต์สิ่งที่ควรทำในแต่ละวันเมื่อต้อง Work from home
5 เทคนิคลิสต์งานตอน Work from home แบบ Professional
ลิสต์ที่ 1. จัดการ Calendar Daily or Weekly
อันดับแรกก่อนจะเริ่มลงมือ Work from home เรามาจัดตารางภาพรวมกันก่อนว่าวันนี้หรือในสัปดาห์นี้ ต้องทำอะไรบ้าง มีประชุมกับฝ่ายไหนบ้าง ต้องติดต่อกับใครเป็นพิเศษ เพื่อแจ้งให้อีกฝ่ายได้รับทราบล่วงหน้า และจัดตารางให้ตรงกันใน Work Calendar เมคชัวร์ว่าทุกคนเข้าใจตรงกัน หากใครที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องจะได้ไม่ต้องเข้าร่วมให้เสียเวลา และอย่าลืมแชร์กับทีมของตัวเอง เพื่ออัปเดตว่าใครทำงานอะไรอยู่ ช่วงเวลาไหนว่างหรือไม่ว่าง ป้องกันการติดต่อสื่อสารที่อาจไม่สะดวกในช่วงนั้น
ลิสต์ที่ 2. ทำ To do list กำหนด Deadline ให้ชัดเจน
ป้องกันไม่ให้การ Work from home หลุดโฟกัส ต้องจัดทำ To do list สำหรับสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน และที่สำคัญต้องระบุ Deadline ให้ชัด เพื่อให้รู้ตัวและวางแผนได้ถูกว่าควรทำอะไรก่อน – หลัง สิ่งไหนรีบกว่ากัน และยังช่วยรีเช็ก ประเมินได้ว่าเราสามารถทำงานได้ครบและเสร็จทันตามกำหนดหรือเปล่า ช่วยสร้างวินัยในการทำงาน และอำนวยความสะดวกให้เพื่อนร่วมงานที่ต้องรับงานจากเราไปทำต่อ
ลิสต์ที่ 3. กำหนด Working hour และช่องทางการติดต่อ
Work from home ควรกำหนดช่วงเวลาการทำงาน (Working hour) ในแต่ละ Project ให้ดี หากในวันนั้นจะต้องรับผิดชอบงานหลายชิ้น นอกจากจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมืออาชีพแล้ว ยังสามารถทราบได้ว่าช่วงเวลาไหนที่ต้องทำงาน หรือเวลาไหนควรติดต่อประสานงานกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน และควรต้องเช็กช่องทางการติดต่อสื่อสารให้ดี ทั้งกับลูกค้าและเพื่อนร่วมงานเอง ว่าต้องติดต่อช่องทางไหน เช่น อีเมล, Line หรือใช้บริการ Video call จากแอปพลิเคชันใด เพื่อไม่ให้พลาดการติดต่อที่อาจเกิดขึ้นระหว่างวัน
ลิสต์ที่ 4. ใช้เทคโนโลยีช่วย Brainstorming Ideas
ทำงานอยู่ออฟฟิศจะเรียกประชุมทีมตอนไหนก็พร้อม แต่เมื่อ Work from home แล้ว การ Brainstorming Ideas ก็ต้องนัดแนะให้ดีก่อน และที่สำคัญคือ เทคโนโลยีที่จะช่วยให้การคุยกัน Productive มีหลายอย่างมาก ๆ ไม่ว่าจะเป็น
- Google Hangouts Meet: ประชุมวิดีโอคอลได้แบบง่าย ๆ โดยตรงจาก Work Calendar หรืออีเมลเชิญ แชร์หน้าจอให้ทุกคนดูได้ สามารถใช้งานผ่านได้ทั้งสมาร์ตโฟน และคอมพิวเตอร์
- Application Zoom: เหมาะสำหรับการประชุม อบรม สัมมนา จัดคอร์สสอนออนไลน์ รองรับผู้เข้าใช้งานได้ 50 คน ระหว่างการประชุมสามารถบันทึกวิดีโอไปพร้อมกันได้
- Application Webex: ประชุมแบบวีดีโอคอล สามารถแชร์เนื้อหาหรือไฟล์ เขียนไวท์บอร์ดแบบ Digital ได้
- GoToMeeting: ประชุมแบบออนไลน์ ใช้เดสก์ทอปร่วมกัน บันทึกการประชุมได้ สามารถเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่อย่างMac, PC, Chromebook, Linux, iOS และอื่น ๆ
- LIVELOOM (ไลฟ์ลูม): แพลตฟอร์มวิดีโอออนไลน์ ใช้สำหรับประชุม สัมมนา ใช้งานวิดีโอได้ทั้งแบบ LIVE Stream หรือแบบย้อนหลังได้
ลิสต์ที่ 5. ใช้ Software ในการ Track งาน
อีกหนึ่งเทคโนโลยีที่ช่วยให้การ Work from home สะดวกมากยิ่งขึ้น แต่เชื่อว่าวิธีนี้หลายบริษัทอาจใช้กันอยู่แล้ว คือการใช้ Software ในเรื่อง assign งานเป็น project หรือใช้ส่งงานต่าง ๆ ได้อย่างเป็นระเบียบ ทั้งนี้เมื่ออัปเดตงานใน Task ที่ตัวเองรับผิดชอบแล้ว ให้ Tag คนที่เกี่ยวข้องด้วย เพื่อให้อีกฝ่ายเห็นการอัปเดตของเราแบบเรียลไทม์ ซึ่งมีหลายเว็บให้เลือกใช้
- Application Slack: Team communication แลกเปลี่ยนข้อมูลได้หลายแบบทั้ง ข้อความ ไฟล์ภาพ วิดีโอ ลิงก์ และ drag and drop ไฟล์ได้ทันที รองรับไฟล์จาก Google Docs และ Dropbox สามารถซิงค์ไฟล์ล่าสุดให้ตรงกันได้
- Basecamp: โปรแกรมบริหารจัดการโครงการ (Project Management) มีฟีเจอร์มากมาย เช่น Chat, File Storage และอื่น ๆ สามารถแบ่ง Team ได้ว่าใครมีส่วนร่วมบ้าง ซึ่งภายในมี interface แบ่งเป็น 6 เครื่องมืออีกด้วย
- Todoist: GTD Software ช่วยจัดระเบียบงานต่าง ๆ และช่วยกระตุ้นให้ทำ Task ที่ตั้งไว้ให้เสร็จ สามารถจดบันทึกงาน หรือจัดการกับงานทั้งหมดที่มีอยู่ตอนนี้ได้
- Trello: แนวคิดการจัดการงานแบบ Kanban ใช้งานง่าย ทุกอย่างถูกออกแบบมาให้มองเห็นเป็นภาพ สามารถเห็น Task แยกเป็น Board
- Clickup: Project Management Software มีฟีเจอร์ใหม่ ๆ อัปเดตตลอด ช่วยจัดการงานได้ครบผ่าน tasks, docs, conversations, timelines, spreadsheets และ mind maps
เชื่อเถอะครับว่าการ Work from home ก็ไม่ได้แย่อย่างที่ใครหลายคนกังวล อาจต้องอาศัยการปรับตัวสักเล็กน้อย แต่ยังไงก็อย่าลืมแบ่งเวลาดูแลตัวเองด้วยนะครับ อย่าทำงานเพลินจนลืมทานข้าว ต้องพักสายตาบ้าง “ทำงาน=ทำงาน พัก=พัก เลิกงาน=เลิกงาน” ระวังจะเผลอขโมยเวลาตัวเองเข้าล่ะ
